E-postayı Düzenleme - Sıralama ve Ayıklama

• Mayıs Ayı 22, 2024

E-posta, posta postanızın yapabileceği gibi fiziksel alanınızı asla dağıtamaz, ancak yine de yığıldığında stres, hayal kırıklığı ve baş ağrılarının nedeni olabilir. E-postanızın kontrolünü elinize alarak, aletin neden olması gereken araç haline gelmesine yardımcı olabilirsiniz.

E-postanız için işlevsel bir düzenleme sistemi oluşturmanın ilk adımı, elbette, artık istemediğiniz veya ihtiyaç duymadığınız iletileri ayıklamaktır. Gelen Kutunuzu inceltmenize ve dijital rüşvetten kurtulmanıza yardımcı olacak bazı kriterler ve işaretçiler.

Nereden Başlamalı
Genellikle, en eski e-posta iletilerinizi sıralayarak ve ayıklayarak başlamak en kolay ve en etkilidir, çünkü en kısa zamanda ve ilgili olma olasılıkları en düşük olanlardır ve birçoğu eski olabilir. Çok büyük bir e-posta birikiminiz varsa, sıralamak istediğiniz iletileri tutmak için genel bir Backlog klasörü oluşturmak isteyebilirsiniz, böylece Gelen Kutunuzu karıştırıp bunaltıcı olmazlar.

20-30 dakikalık sıralama ile başlamanızı öneririm, bu genellikle ilerlemenize izin vermek için yeterlidir, ancak sıkılmayacak veya yıpranacaktır. Hala ilham alıyorsanız, devam edin; aksi halde bir ara verin ve 20 dakika kadar sonra tekrar gelin.

Kılavuz Oluşturma
Başka şeyleri ayıkladığınız gibi, ayrılmaya hazır olduğunuz ve neyi saklamak istediğinize dair bazı yönergeler hazırlamanız yararlı olur. Ayıkladığımda sildiğim e-posta mesajlarının bazıları:

• İlk etapta almak istemediğim iletiler (spam, elbette değil, kaydolmadığım haber bültenleri, istenmeyen Yönlendirmeler vb.)
  
• Güncel olmayan bilgileri içeren iletiler (örneğin, daha önce geçmiş etkinlikler)
  
• Bilgi mesajları (bültenler gibi) Daha önce okudum ve tekrar okumam pek mümkün değil
  
• 2 aydan daha eski, okumadığım bilgi mesajları
  
• Gözden kaçırdığım ve hiçbir şey yapmak istemediğim veya yapmam gerekmeyen mesajlar
  
• Bilgileri başka bir yerde mevcut olan iletiler
  
• Daha uzun ileti dizilerinin bir parçası haline gelen iletilerin önceki sürümleri (yani, bir istemci yanıtladığım bir ileti gönderdiyse ve sonra müşteri bana yanıt verdiğinde, yalnızca en son iletiyi saklayacağım - bu, içindeki yazışmalar)
  

Sil!
Yönergeleriniz elinizdeyken, Gelen Kutunuzun içindekileri parmağınızla klavyenizdeki Sil tuşunun üzerinde, saldırmaya hazır olarak gözden geçirin. Yapmanız gereken şeylerin hatırlatıcısı olarak çok fazla e-posta oyalanma eğiliminde olduğundan, bu alıştırmayı sizin Yapılacaklar listenizle yapmayı deneyin; yalnızca dikkat etmeniz gereken bir şeyi hatırlattığı için sakladığınız bir iletiyle karşılaştığınızda, bu görevi Yapılacaklar listenize yazın ve ardından iletiyi silin (veya en azından, Gelen Kutunuzu bir klasöre ekleyin).

Sıralarken, mesajların içeriğine çok fazla kapılmamaya çalışın: okumak istediğiniz uzun e-postalar varsa, örneğin, kaydetmeye değer olduklarından emin olmak için birkaç satır sıyırın ve ardından a E-posta programınızdaki Oku klasörü. Ayrıca, bir iletideki bir bağlantıyı tıklatmak ve ardından çevrimiçi araçlara dalmak gibi dikkat dağıtıcı şeyler için tetikte olun. Gerekirse, Sitelerin Ziyaret Etmesi için bir klasör oluşturun ve çevrimiçi kontrol etmek istediğiniz şeyler hakkında bilgi içeren tüm iletileri depolayın.

Çalışırken, e-posta Gelen Kutunuzu masanızdaki fiziksel bir Gelen Kutunuz gibi düşünün: ideal olarak, yalnızca henüz incelemediğiniz veya aktif olarak üzerinde çalıştığınız iletileri içermelidir. Artık ihtiyacınız olmayan şeyleri temizlemek ve referans olarak saklamak istediğiniz her şeyi klasörlere taşımak, sizin için gerçekten aktif ve güncel olan şeyleri ele almayı kolaylaştıracaktır.

Bu dizinin bir sonraki makalesinde, saklamayı seçtiğiniz e-posta iletilerini saklama ve düzenleme yollarına bakacağız. Bu hafta, kendi sıralama ve ayıklama yönergelerinizi oluşturmak için bir süre ayırın ve ardından Gelen Kutunuzda yayından kaldırmayı kullanmaya bırakın.

Video Talimatları: Excel kullanarak bir yazıdaki bütün e-mail adreslerini ayıklama ve listeleme (Mayıs Ayı 2024).