Etkili Dosyalama Sistemine Basit Adımlar

• Mayıs Ayı 6, 2024

Bu makale yeni e-kitabımdan bir alıntı, Dosya ve Dosyaların Düzenlenmesi İçin Organize Yaşam Rehberi.

Çoğu kağıt yönetim sisteminin temel taşı, sizin için önemli olan bilgileri tutabilen ve kategorize edebilen bir dizi dosyadır. Birkaç temel malzeme ve bazı basit adımlarla, bir dosyalama sistemi oluşturmak (veya mevcut bir sistemi güncellemek), özellikle de istenmeyen ve gereksiz kağıtları zaten ayıklamışsanız, nispeten hızlı ve ağrısız bir görev olabilir. Dosyalarınızı nasıl şekillendireceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

İhtiyacınız olanlar:

• Boş dosya klasörleri. Hem dahili (veya manila) dosya klasörlerini hem de asılı klasörleri kullanmanızı öneririm, ancak alan için basılıysanız yalnızca birini veya diğerini kullanabilirsiniz.
  
• Yapışkan notlar. Yazmak için bolca alan sağladığı için standart 3'e 3 inç boyutu idealdir.
  
• Bir kalem veya kurşun kalem.
  
• Boş kağıt veya boş kelime işleme belgesi oluşturacağınız dosyalama kategorileri ve her birine ait olanlarla ilgili notları not etmek için.
  
• Daha önce oluşturduğunuz dosyalar, ister önceden sahip olduğunuz bir dosyalama sisteminin parçası olsun, isterse sıralama ve ayıklama işlemi sırasında kaydedilecek kağıtları bir kenara koyduğunuz klasörler.
  Geri dönüşüm ve parçalama için torbalar veya kutular, hala etrafta dolaşan istenmeyen veya gereksiz kağıtlarla karşılaşmanız durumunda.
  

Ne yapalım:

1. Birlikte çalışacağınız tüm kağıtları tek bir yerde toplayın. Mevcut bir dosyalama sistemini güncelliyorsanız, oyunun ilerisindesiniz.
   
2. Yığınınızın üst kısmından bir kağıt alın ve onunla iki şeyden birini yapın:
   
   
   
   • Önceden oluşturduğunuz bir dosya kategorisiyle veya mevcut sisteminizdeki bir dosyayla ilgiliyse, bu klasöre ekleyin.
     
   • Yeni veya ayrı bir kategoriye aitse, boş bir dosya klasörüne koyun ve bu klasöre geçici bir etiket vermek için yapışkan bir not kullanın.
     
   
   
3. Kağıtları klasörlere koyarken, boş kağıda veya kelime işleme belgenize kağıdın ne olduğu ve nereye koyduğunuzla ilgili bir not not alın. Örneğin, "Otomatik sigorta poliçesi - Araba klasöründe" veya "San Francisco'ya seyahat için uçuş bilgileri - Yaklaşan Seyahat klasöründe" yazabilirsiniz. Bu notlar, nerede sakladığınızı hatırlamanıza ve sisteminizi kurmayı tamamladığınızda bir dosya haritası oluşturmanıza yardımcı olur.
   
4. Bu adımları yığındaki her kağıtla tekrarlayın. Varolan bir dosyalama sistemini güncelliyorsanız, bu klasöre mi yoksa başka bir yere mi ait olduklarını ve klasördeki kategori etiketinin hala doğru olup olmadığını belirlemek için her klasördeki kağıtları gözden geçirin. Diğer klasörlere taşıyın ve etiketlerinizi gerektiği gibi güncelleyin.
   
5. Her şeyi klasörler halinde sıralayıp kategorize ettikten sonra, klasörlere tekrar bakın. Kategoriler ve etiketler anlamlı mı? Birleştirilmesi gereken klasörler var mı? Daha küçük kategorilere ayrılması gereken var mı?
   
6. Oluşturduğunuz kategorilerden memnun olduğunuzda, klasörlerinizi etiketleyin. Etiketleri elle yazabilir veya yazdırabilir veya bir etiket oluşturucu ile oluşturabilirsiniz.
   
7. Klasörleri saklamak için kullandığınız dosya çekmecesine, kutuya veya bölmeye koyun. Dosyalarınızı nasıl kullanacağınıza bağlı olarak, sizin için anlamlı bir şekilde düzenleyin. Örneğin, bunları alfabetik veya kronolojik olarak sipariş edebilir veya en sık kullanacağınız klasörleri, daha az sıklıkta erişilen dosyalar geride bırakarak öne koyabilirsiniz.
   
8. Dosya haritanızı yazın. Bu liste, oluşturduğunuz dosyalama kategorileri ve her bir kategoride ne sakladığınızla ilgili notlarınıza dayanarak, neyin nerede olduğunu hatırlamanıza yardımcı olacaktır. Dosya haritanızın bir kopyasını dosya çekmecenizin önünde veya bilgisayarınızın masaüstündeki bir klasörde tutun, böylece dosyalarınızda bir şey bulmanız gerektiğinde kolayca erişebilirsiniz.
   
9. Güncel, işlevsel dosyalama sisteminize hayran kalın!
   

Video Talimatları: PROJE ÖDEVİNDE DOSYA NASIL HAZIRLANIRSA YÜKSEK PUAN ALINIR? ÖRNEK DOSYA İNCELEME (Mayıs Ayı 2024).