Dijitale Geçerek Karmaşayı Azaltın, Bölüm 2: Kağıt

• Mayıs Ayı 18, 2024

Bu serinin ilk bölümünde, müzik koleksiyonunuzla dijitale geçmenin karmaşıklıktan kurtulmanıza ve müziğinizden daha fazla keyif almanıza yardımcı olabileceği yollara baktık. Ancak cd ve kaset yığınları nadiren herkesin en büyük baş ağrısıdır; bu ayrım çoğunlukla kağıtlara, özellikle de vergi veya yasal amaçlarla saklamamız gerekenlere aittir. Bu hafta, kağıt dünyasında dijitalleşmenin, ihtiyacınız olan kayıtları daha az vergi ve daha düzenli tutmayı nasıl sağlayabileceğini araştıracağız.

Temeller
Çoğumuzun makbuzlar, faturalar, faydalı beyanlar vb.Gibi kağıtları tutmamızın en yaygın nedeni, IRS'nin bir vergi denetimiyle karşılaşıp karşılaşmadığımızı sorma şansı olmasıdır. Gerçekten de, kayıt tutma ciddi bir iştir ve IRS'nin bunları tutmak için ihtiyaç duyduğu sürece destekleyici belgelere sahip olmak önemlidir. (Vergiyle ilgili kayıt tutmaya genel bir bakış için aşağıdaki bağlantıya bakın.)

Bununla birlikte, bizden istenirse, kaçımızın vergi ile ilgili dokümantasyonumuzu hızlı ve kolay bir şekilde ele geçirebileceğimizi söyledi? Süreçte ilgisiz evrak dağlarından kaçının kazılması gerekir? Kaçımız dişlerimizi sadece bu evrakların saklandığı (düşündüğümüz) dolabın dosya çekmecesini / kutusunu / arkasını ele almayı düşünüyor. Tutmanız gereken kayıtları sayısallaştırmak, süreçteki akıl sağlığınızdan vazgeçmek zorunda kalmadan IRS'ye uymanıza izin vermek için uzun bir yol kat edebilir.

Faydalar
ABD yasaları artık vergi makbuzlarının dijital kopyalarının gider makbuzları, faturalar ve beyanlar dahil olmak üzere kağıt üzerinde tutmak zorunda kaldığımız pek çok şey için kullanılmasına izin veriyor. Bunun gibi önemli belgelerin dijital formda saklanması sadece çok fazla yer tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda ihtiyaç duyduğunuz şeyleri hızlı bir şekilde bulmanızı ve kayıtlarınızı düzenli tutmanızı da sağlayabilir. Ayrıca, vergi hazırlayıcınıza Nisan ayında gelen makbuzlarla dolu bir ayakkabı kutusunu bir daha teslim etmek zorunda kalmayabilirsiniz!

Bazı belgelerin, vasiyetnameler, unvanlar, doğum belgeleri ve birçok ipotek belgesi dahil olmak üzere her zaman orijinal kağıt formatlarında tutulması gerektiğini unutmamak önemlidir. Bu belgelerin her zaman sayısal kopyalarını oluşturabilirsiniz, ancak orijinalleri güvenli bir yerde tuttuğunuzdan emin olun. Kağıda neler koymanız gerektiği hakkında daha fazla bilgi için avukatınıza, EBM'nize veya vergi uzmanınıza danışın.

Başlangıç
Kağıtlarınızı sayısallaştırmak için ihtiyacınız olan tek şey, taradığınızın kopyalarını bilgisayarınıza otomatik olarak aktaran bir tarayıcıdır. Tabii ki, tarayıcılar maliyet ve kalite bakımından büyük farklılıklar gösterir; sizinkini sık sık kullanmayı planlıyorsanız - özellikle dijital belgeler oluşturmak için - kullanımı kolay ve zaman içinde dayanabilecek bir yatırım yapmaya değer. İdeal olarak, .jpgs gibi görüntü dosyaları yerine, ürettiğiniz belgelerin PDF'lerini oluşturacak bir tarayıcı arayın.

(Evraklarınız özellikle makbuz ağırlığındaysa, yeni NeatReceipts tarayıcısını düşünebilirsiniz. Bu gadget, makbuzlarınızı taramanızı sağlar ve ayrıca masraflarınızı analiz edecek ve kategorize edecek bir yazılımla birlikte gelir. Ucuz olmasa da, değerli olabilir. muhasebe programınıza manuel olarak bir makbuz daha girme düşüncesi size çığlık atıyorsa veya bir muhasebe programının düşüncesi size çığlık gönderiyorsa satın alın.
Düzgün Makbuzlar tarayıcısına buradan göz atın.)

İyi bir tarayıcıya ek olarak, bilgisayarınızda düzenli bir dosyalama sistemi kurmak mantıklıdır. Belgeleri taramak ve sabit sürücünüzün karanlık ve bilinmeyen bir köşesinde saklamak, hepsini aşırı dolu bir dosya çekmecesinde ağılamaya çalışmak kadar çılgınca olacaktır. "Giderler" (veya "Önemli Makaleler" veya sizin için anlamlı olan herhangi bir ad) olarak ayrılmış bir klasör oluşturmayı düşünün; içinde, saklayacağınız çeşitli belge türleri için ek klasörler oluşturun: kredi kartı ekstreleri, makbuzlar, ödeme çubukları vb.

İlerlemenizi sürdürmek
Bir dokümanı her taradığınızda, hem dokümanı bulmayı kolaylaştıracak bir ad verdiğinizden emin olun (tarayıcınızın çağıracağı standart Scan001.pdf yerine) ve ardından doğru klasöre kaydedin.

Diskte, harici sabit sürücüde veya USB anahtarında (başparmağınızın boyutu ve bilgisayarınızın USB bağlantı noktasına takılması hakkında) bu bilgileri düzenli olarak yedekleme konusunda dikkatli olmak istersiniz. ). Bunu, önemli kağıtları güvenli veya kilitli bir çekmecede saklamanın dijital eşdeğeri olarak düşünün.

Belgelerinizi taradıktan ve güvenli bir şekilde bilgisayarınıza kaydettikten sonra, orijinal belgelerinizin çoğundan kurtulabilirsiniz. (Yine, kağıt formda neleri saklamanız gerektiğinden şüphe duyduğunuzda, avukatınıza veya EBM'nize danışın.) Üzerinde kimlik bilgileri olan herhangi bir şeyi parçalamak akıllıca olur - kredi kartı bilgilerinizi gösteren makbuzlar, hesap numaralarını listeleyen beyanlar, ve Sosyal Güvenlik numaranızla kesinlikle geri dönüşüm kutusuna atmak yerine.

Mevcut belgelerinizi dijital ortama aktarmak, ihtiyaç duyduğunuzda ihtiyacınız olanı bulmanızı kolaylaştırırken kağıt tabanlı baş ağrılarınızı azaltmanın harika bir yolu olabilir. Mütevazi bir zaman, araç ve çaba yatırımıyla, bu zahmetli dosya çekmecesini iyice boşaltabileceğinizi görebilirsiniz.

Video Talimatları: Data Analysis 6: Principal Component Analysis (PCA) - Computerphile (Mayıs Ayı 2024).