Outlook Kategorileri Hakkında

• Mayıs Ayı 2, 2024

Kategoriler kullanmak, sayısız klasör oluşturmadan Outlook ortamınızı iyi organize etmenin harika bir yoludur. Kategorileri kullanarak, tüm öğeleri tek bir klasörde tutabilirsiniz ancak benzer öğeleri kategoriye göre gruplayabilirsiniz (e-posta öğeleri hariç). Kategoriler atandıktan sonra öğeleri kategoriye göre bulabilir, sıralayabilir ve filtreleyebilirsiniz. Örneğin: Aynı projeyle ilgili bir e-posta (gönderilen ve alınan), kişiler, görevler, randevular ve notlar koleksiyonunuz olabilir. Kategorilerle, büyük resme bakmak için hepsini bir araya getirebilirsiniz.

Ana Kategori
Outlook, kişisel ihtiyaçlarınıza uygun kendi kategorilerinizi ekleyebileceğiniz varsayılan bir Ana Kategori Listesi içerir. Ana Kategori Listesini Düzenle / Kategori menü komutunun altında bulabilirsiniz. Ana Kategori listesine kategori eklemek ve kaldırmak için Kategori penceresindeki Ana Kategori düğmesini kullanın. Ana Kategori listesinden bir kategoriyi kaldırdığınızda, kategoriye atanmış öğeler değişmeden kalır. Silinmiş kategoriyi kullanarak bu öğeleri gruplandırmaya devam edebilirsiniz.

Ana Kategori listesinden kategoriyi seçerek Outlook öğenize bir veya daha fazla kategori atamak iyi bir yöntemdir. Öğenizin kategori alanına bir kategori yazabilirsiniz, ancak büyük olasılıkla her öğe için aynı şekilde kategoriye başvurmazsınız, böylece bunları kullanma amacını yenersiniz.

Örneğin, kategorilere ayırmak istediğiniz ilk öğe, MS Office yazın. Birkaç gün sonra, aynı kategori için yeni bir öğeniz var. Bu kez Microsoft Office yazın. Outlook bunu YENİ bir kategori olarak yorumlar.

Ana Kategori Listesinin kullanılması tutarlılığı sağlar ve yazım hatalarını önler.

Öğelere Kategori Atama
Herhangi bir Outlook öğesine bir veya daha fazla kategori atayabilirsiniz. E-posta mesajı formu hariç, her Outlook formunda bir Kategori alanı ve düğmesi göreceksiniz. E-posta öğelerine kategori atamak için kategori alanını bulmak için e-posta seçeneklerine gitmeniz gerekir.

Öğenin oluşturulması sırasında kategoriler atamak için formdaki Kategori düğmesini (veya bir e-posta öğesindeki Seçenekler düğmesini) tıklatın ve Ana Kategori listesindeki tüm kategorileri işaretleyin; ardından Tamam'a tıklayın. Var olan herhangi bir öğeyi açın ve oluşturma işleminden sonra kategori eklemek için yukarıda açıklandığı gibi devam edin.

Bir listedeki öğeleri çarpmak için kategoriler atayabilirsiniz. Aynı kategorileri atamak istediğiniz tüm öğeleri seçin. Mavi seçime sağ tıklayın ve kısayol menüsünden Kategoriler'i seçin. Geçerli tüm kategorileri kontrol edin; ardından Tamam'a tıklayın.

Kategorileri Öğelerden Kaldır

Kategorisini kaldırmak istediğiniz öğeyi açın. Kategori düğmesine tıklayın ve kaldırmak istediğiniz kategoriden seçim onay işaretini kaldırın. Öğe grubunu önceden seçerek bir listedeki birden çok öğeden kategorileri kaldırabilirsiniz; sağ tıklama kısayol menüsünden Kategoriler'i seçme; kaldırmak istediğiniz kategorilerin seçimini kaldırma; ardından Tamam'a tıklayın.

Tüm Ürünleri Bul

Bir kategorideki tüm öğeleri bulmak için Düzen menüsünden Gelişmiş Bul komutunu kullanın. Gelişmiş Bul iletişim kutusunda:

- Ara alanı açılır menüsünden "Herhangi Bir Outlook Öğesi Türü" nü seçin
- Kişisel Klasörlerin Giriş: alanında görüntülendiğini doğrulayın, Outlook kişisel klasörlerinizdeki tüm klasörlere bakacaktır. Aramanızı seçilen klasörlerle daraltmak için gözat'ı tıklayabilirsiniz.
- Diğer Seçenekler sekmesini tıklayın
- Kategori düğmesini tıklayın
- Bulmak istediğiniz Kategorileri seçin
- Tamam'ı tıklayın

Seçtiğiniz kategoriye sahip tüm öğeler Bul penceresinde görünür. Açmak istediğiniz öğeye çift tıklayarak ayrıntıyı görmek için açabilirsiniz.

Daha sonra geri almak için aramanızı kaydedebilirsiniz. Dosya / Aramayı Kaydet'e tıklayın, aramayı saklamak istediğiniz klasörü seçin, aramaya bir dosya adı verin ve Kaydet'e tıklayın. Dosya türü Office Kayıtlı Aramalar olmalıdır ve dosya bir .oss dosya uzantısı taşır. Kaydedilmiş bir aramayı açmak için Dosya / Aramayı Aç'ı tıklatın, açmak istediğiniz aramayı bulun, seçin ve Tamam'ı tıklatın. Open olayı sırasında, Outlook kaydedilen aramada ayarlanan ölçütlere göre yeni bir arama gerçekleştirir.

Bir Kategorideki TÜM Öğeleri Yazdırma

Aramayı gerçekleştirdikten sonra bulunan tüm öğeleri yazdırabilirsiniz. Arama penceresindeki tüm dosyaları seçin (Tümünü Düzenle / Seç veya bir fare seçimi kullanarak). Mavi seçim alanını sağ tıklayın ve kısayol menüsünden yazdır'ı seçin.

İstediğiniz baskı stilini seçin:

- Tablo Stili yalnızca bulunan öğelerin listesini yazdırır
- Not Stili öğelerin içeriğini yazdırır

Diğer yazdırma seçeneklerini gerektiği gibi seçin; ardından dokümanı yazıcıya göndermek için yazdır düğmesine tıklayın.

Etkin bir Outlook kullanıcısıysanız ve e-postanın ötesindeki özelliklerin çoğunu kullanıyorsanız, Outlook öğelerinizi düzenli tutmak için kategorileri kullanmayı düşünün.

Video Talimatları: Top 20 Outlook 2016 Tips and Tricks (Mayıs Ayı 2024).